Qué revisar en contrato y titularidad
Empieza por localizar el contrato y los acuerdos que rigen la relación actual. Identifica cómo se organiza la salida, qué documentación se entrega y qué cuestiones económicas pueden quedar abiertas. No des por supuesto un preaviso, una penalización o un derecho de transferencia que no hayas revisado para tu caso.
Después comprueba quién es titular de cada cuenta y qué papel tiene el gestor. Una vivienda de tu propiedad puede estar anunciada desde una cuenta ajena. Esa diferencia condiciona lo que se puede hacer y no se arregla simplemente cambiando un correo.
Airbnb explica que no permite transferir la titularidad de cuentas ni trasladar reservas entre ellas. Su ayuda sobre cuentas y transferencias describe ese límite. No bases un plan de cambio en mover reseñas, reservas o estatus de un titular a otro sin una vía admitida y comprobada para la situación concreta.
Cómo inventariar reservas y saldos
Haz una fotografía del estado de la operación en una fecha acordada. Incluye reservas confirmadas, modificaciones pendientes, cancelaciones, cobros recibidos o previstos y gastos aún sin cerrar. Si hay una reclamación, añade quién la está atendiendo y el siguiente paso, sin copiar datos personales que no sean necesarios.
Esta tabla puede servir como acta de trabajo entre las partes:
| Referencia | Estado o importe | Responsable actual | Responsable tras el cambio | Comprobación pendiente |
|---|---|---|---|---|
| Cuenta o anuncio | Titular y acceso | Por completar | Por completar | Permisos y continuidad |
| Reserva futura | Fechas y canal | Por completar | Por completar | Atención y cobro |
| Saldo | Importe y origen | Por completar | Por completar | Conciliación |
| Incidencia | Situación actual | Por completar | Por completar | Próxima actuación |
| Mensaje programado | Evento y contenido | Por completar | Por completar | Mantener, revisar o retirar |
No uses una suma global de «reservas pendientes» como sustituto del detalle. Dos estancias pueden tener responsables de cobro distintos o instrucciones diferentes. El inventario debe permitir seguir cada operación hasta su cierre.
Quién atiende hasta la fecha de cambio
Define la transición por tareas, no solo por un día en el calendario. Puede haber una reserva creada antes del cambio que se disfrute después; decide quién contesta al huésped, quién prepara la vivienda, quién cobra y quién informa al propietario en ese caso.
Prueba el acuerdo con una estancia ficticia: se confirma una semana antes del cambio, el huésped modifica la hora de llegada durante la transición y comunica una incidencia después de entrar. Si las partes no saben quién actúa en cada momento, falta concretar el reparto.
Evita conversaciones paralelas con instrucciones contradictorias. Debe existir un responsable visible para cada reserva. También conviene revisar los mensajes automáticos: que el nuevo gestor prepare una secuencia no significa que la anterior haya dejado de enviarse.
Qué comprobar antes de retirar permisos
Antes de cerrar un acceso, comprueba que la persona que toma el relevo puede realizar su trabajo y que conserva la información necesaria. Retirar permisos demasiado pronto puede cortar el seguimiento de una estancia; mantenerlos sin motivo también dificulta saber quién puede cambiar datos.
En Airbnb, los accesos de coanfitrión se gestionan por nivel. La documentación oficial permite revisar qué puede hacer cada colaborador. Comprueba las opciones de las demás plataformas por separado; no supongas que una revocación se replica en todos los sistemas.
El orden concreto debe acordarse según las herramientas y el contrato. Como comprobación, revisa acceso propio, anuncios correctos, reservas asignadas, instrucciones vigentes y tareas aceptadas. No borres una cuenta o un historial para «empezar limpio» mientras siga habiendo operaciones que requieren seguimiento.
Cómo documentar la entrega y los pendientes
Cierra el traspaso con un documento sencillo que distinga entregado, comprobado y pendiente. Si un saldo no está conciliado, anótalo con su origen y responsable de revisión. Si una fotografía o un documento falta, indica para qué tarea es necesario. No marques una entrega completa solo porque se haya enviado una carpeta.
Utiliza esta lista final:
- Titularidad y accesos revisados en cada herramienta.
- Reservas futuras con responsable de atención y operación.
- Cobros, gastos y ajustes pendientes identificados.
- Mensajes y tareas automáticas revisados para evitar duplicados.
- Instrucciones de la vivienda y contactos actualizados.
- Permisos antiguos retirados cuando corresponda y resultado comprobado.
- Pendientes con persona responsable y siguiente revisión.
Si el cambio implica además sustituir un sistema de gestión, añade el proceso de migrar reservas y calendarios entre PMS. No es el mismo trabajo que cambiar de proveedor humano.
Para ordenar el material del propietario, utiliza la carpeta de preparación de la vivienda. Y si todavía vas a delegar por primera vez, empieza por control de cuentas y permisos: es más sencillo establecer esa base al principio que reconstruirla durante una salida.