Una liquidación útil permite al propietario seguir el dinero desde las reservas hasta el saldo que le corresponde. Si necesita una llamada para entender cada descuento, el informe está trasladando al cliente un trabajo que debería quedar resuelto antes del envío.
El cierre exige relacionar contrato, estancias, cobros y gastos. Un programa puede reunir los datos, pero la cifra final necesita una revisión. Esta guía propone un procedimiento y un ejemplo ficticio; no sustituye la contabilidad ni determina el tratamiento fiscal de cada operación.
Fija el criterio del periodo y mantenlo visible
Decide qué operación entra en cada cierre según lo acordado con el propietario. Puede haber diferencias entre periodo de estancia, fecha de salida y fecha de cobro. El informe debe explicar el criterio utilizado y mantenerlo estable para que los meses sean comparables.
Una reserva que cruza dos meses exige una regla explícita. Si repartes el alojamiento por noches, conserva el cálculo; si la incluyes al terminar la estancia, indica ese criterio. No cambies de método para conseguir que el mes cuadre.
Separa dos preguntas: qué actividad corresponde al periodo y qué dinero está disponible para liquidar. Una reserva confirmada para el futuro no demuestra que hayas recibido el importe. Un cobro anticipado puede estar sujeto a devolución y necesitar un tratamiento distinto del ingreso de una estancia completada.
Relaciona cada comisión con su contrato y reserva
Guarda por propietario la base pactada, el porcentaje o importe y los conceptos incluidos. La limpieza, los extras y la comisión del portal pueden afectar al cálculo; no supongas que todas las viviendas siguen la misma regla.
La guía de liquidaciones de Net2Rent trata la conciliación y la comisión por contrato. Es una referencia operativa de un proveedor. Las condiciones concretas del propietario deben salir de su documentación y cualquier cuestión fiscal debe revisarse con quien lleve la contabilidad.
Para cada reserva, conserva una relación que puedas seguir sin depender del nombre del huésped: identificador, vivienda, fechas, canal, importe contratado, importe cobrado, comisión de canal, base de gestión y ajuste. Trabaja con identificadores internos en los archivos compartidos cuando el dato personal no sea necesario.
Concilia cobros, gastos y ajustes antes de cerrar
Conciliar significa explicar la correspondencia entre una reserva y el dinero recibido. Un ingreso bancario puede agrupar varias reservas o incluir correcciones de otro periodo. No lo asignes a una vivienda solo porque el importe se parezca.
Ejemplo ficticio de una vivienda: tres reservas completadas generan 2.400 EUR de alojamiento y 180 EUR de limpieza cobrada al huésped. El portal descuenta 300 EUR y abona 2.280 EUR. Para simplificar, el contrato del ejemplo fija honorarios finales de gestión de 240 EUR; no se está calculando una factura ni su fiscalidad.
| Movimiento del ejemplo | Importe | Comprobación |
|---|---|---|
| Alojamiento cobrado | 2.400 EUR | Tres reservas identificadas |
| Limpieza cobrada al huésped | 180 EUR | Concepto separado |
| Comisión del portal | -300 EUR | Liquidación del canal |
| Abono recibido | 2.280 EUR | Movimiento bancario conciliado |
| Honorarios finales pactados | -240 EUR | Importe del ejemplo |
| Limpieza pagada al proveedor | -180 EUR | Justificantes vinculados |
| Reparación autorizada | -60 EUR | Factura y autorización |
| Saldo anterior a favor | +40 EUR | Cierre previo |
| Importe a liquidar | 1.840 EUR | 2.280 - 240 - 180 - 60 + 40 |
El coste de limpieza no desaparece por haber cobrado un concepto parecido al huésped: son movimientos distintos. Tampoco vuelvas a descontar la comisión del portal del abono de 2.280 EUR, porque ya se dedujo al calcularlo.
Si falta un cobro o justificante, identifica la diferencia y quién debe resolverla. No introduzcas un ajuste sin descripción para forzar el saldo.
Revisa el informe con una lista breve
Antes de enviar, otra persona debería poder reconstruir el total con los documentos disponibles. Puedes utilizar esta lista de aceptación:
- El periodo y el criterio de inclusión están escritos.
- Las reservas pertenecen a la vivienda y al propietario correctos.
- Los importes del portal se distinguen de los recibidos en banco.
- La comisión sigue la base pactada y no se descuenta dos veces.
- Cada gasto tiene concepto, fecha y soporte.
- Los ajustes explican qué corrigen y de qué periodo proceden.
- El saldo inicial coincide con el cierre anterior.
- El total del informe coincide con la propuesta de pago.
Un resultado correcto no permite enviar datos de otra vivienda. Revisa también destinatario y adjuntos. La matriz de permisos del equipo ayuda a separar preparación, revisión y acceso del propietario.
Distingue informe emitido, pago y corrección
Usa estados diferentes: borrador, revisado, enviado y pagado. Generar un documento o pulsar un botón de pago no demuestra que el destinatario haya recibido el dinero. Conserva la referencia del movimiento y comprueba su estado en el servicio que lo ejecuta.
Si aparece un gasto después del cierre, registra un ajuste identificado según el criterio acordado. Si el informe era erróneo, emite una versión corregida con motivo y fecha, manteniendo la trazabilidad de la anterior. No sobrescribas silenciosamente lo que ya recibió el propietario.
Para evaluar herramientas, pide este mismo recorrido con datos ficticios y comprueba qué parte sigue haciendo el equipo. Incluye el módulo en el coste total del PMS y mide el trabajo real con el método de ahorro de automatización, sin dar por resuelto el cierre solo porque exista un informe.